Teamontwikkeling als resultaat van de innovatie-analyse

Nadat ik mijn innovatie-analyse had gepresenteerd aan het Management Team, werd de teamontwikkeling op het gebied van communicatie besproken met de externe begeleider. Naar aanleiding van het gesprek, heb ik mijn innovatie-analyse ook met hem gedeeld.

In het gesprek hebben we besloten om de teamontwikkeling (zoals in mijn advies) te richten op vergadertechnieken. Binnen ons team wordt er tijdens vergaderingen vaak gedebatteerd/gediscussieerd. Ons doel, voor de lange termijn, is om het team via een onderzoekende houding naar de dialoog te brengen.
Het doel voor de korte termijn is om met het team te oefenen om echt naar elkaar te luisteren en door te vragen tot het punt helemaal helder is. Dit gaan we op de studiedag oefenen.

Voorbereiding studiedag
We kiezen voor een werkvorm rond de toetsresultaten waarbij vragen van collega's aan een andere bouw centraal staan. Een collega die zelf iets wil zeggen/inbrengen, moet eerst samenvatten wat de vorige collega heeft ingebracht en checken of het klopt. De MT-leden (waaronder ikzelf) zullen het proces proberen te bewaken en het gesprek stil leggen als dat nodig is. Door feedback op het proces te geven willen we de collega's bewust maken van wat er gebeurt tijdens vergaderingen en hoe we het kunnen veranderen.
Ook voor de MT-leden is het oefenen en het begeleiden van deze technieken nieuw. Dat maakt ons ook onzeker over hoe we het moeten aanpakken. Gelukkig hebben we die dag begeleiding van Frank, die ons helpt bij de begeleiding.

Studiedag 26 februari
Het team ervaart tijdens de studiedag dat het lastig is om tegelijkertijd op de inhoud én op het proces te focussen. Het oefenen met de gesprekstechnieken en afspraken kost een aantal mensen veel energie. De nieuwe afspraken zorgen bij meerdere teamleden voor een gevoel van onzekerheid. Dat leidde ertoe dat één van mijn collega's mij ervan beschuldigde dat ik alleen maar lette op wat er niet goed ging.
Voor mij was dat een heel vervelende ervaring, omdat ik mezelf kwetsbaar op had gesteld als proces begeleider, terwijl het voor mij net zo nieuw was als voor de rest van het team. Ik had het gevoel "dat mijn kop eraf gehakt werd".
Gelukkig werd ik goed opgevangen door mijn collega uit het MT en later kon ik ook wel begrijpen dat ze me zo aanviel door een groot gevoel van onzekerheid. Ze zei letterlijk: "Ik weet altijd precies wat ik moest zeggen om te zorgen dat iedereen naar me luisterde. En nu doe ik ineens alles fout!"
De directeur verwoordde het zo:

In het MT hebben we de studiedag ook geëvalueerd en daarbij kwamen we tot de conclusie dat we de lat voor het team te hoog hadden gelegd. De werkvorm kostte te veel om ook nog op de inhoud te kunnen focussen.
Voor de volgende studiedag kiezen we een eenvoudigere werkvorm en een minder beladen onderwerp.
Ik heb veel geleerd van deze studiedag en ben er van overtuigd dat het proces dat we zijn ingezet nog lang niet klaar is. Ik vind het een uitdaging om het team steeds beter te kunnen begeleiden.

Voorbereiding studiedag
In overleg met Frank kiezen we voor een werkvorm waarbij in eerste instantie de gespreksleiders (MT-leden, waaronder ikzelf) elk punt samenvatten en checken bij de betreffende collega. Daarnaast kiezen we voor een vaste spreekvolgorde, waar niet van afgeweken mag worden. Je mag alleen het woord nemen als je aan de beurt bent.
Ronde 1 (wat gaat er goed in de samenwerking tussen die bouwen):
Iedereen komt om de beurt aan het woord, de gespreksleider vat samen en checkt of het goed begrepen is. We gaan door totdat er geen nieuwe inbreng meer is.
Ronde 2 (wat gaat er nog niet goed in de samenwerking tussen de bouwen):
Iedereen komt om de beurt aan het woord, de collega die ernaast zit vat samen en checkt of het goed begrepen is. We gaan door totdat er geen nieuwe inbreng meer is.

Teamoverleg over ICT
Ik besluit om de eerste werkvorm vast uit te proberen tijdens het teamoverleg dat ik begeleid.
Welke eisen stellen we aan methode onafhankelijke oefensoftware?
Iedereen komt om de beurt aan het woord, alleen dan mag je dus iets zeggen. Ik check of ik de inbreng goed begrepen heb en iemand anders noteert het op het digibord.
Evaluatie met het team:
- Prettige snelle werkvorm
- We hebben in korte tijd een mooie checklist gemaakt
- Moeilijk om niet te reageren op een ander
- Zo is het makkelijk om te zeggen wat je belangrijk vindt

Studiedag 14 april
De studiedag verliep grotendeels volgens plan. We hebben bewust kunnen oefenen met luisteren en samenvatten.
Onze IB-er verwoordde het zo:

Uit de evaluatie met Frank kwam naar voren dat we deze keer het niveau beter ingeschat hadden. De volgende tips kregen we mee:
- Ga niet voor de groep de groep staan, maar wees onderdeel van de groep door in de kring te gaan zitten
- Breng tempo in de werkvorm door niet alles samen te (laten) vatten, maar het team de opdracht te geven om heel bewust te luisteren naar elkaar

Teamoverleg over ICT
Ik besluit om de tips toe te passen op het volgende teamoverleg dat ik begeleid.
Om een besluit te nemen over wel/geen proefperiode met de methode-onafhankelijke oefensoftware van Muiswerk, kies ik voor de volgende werkvorm:
Ronde 1
Wat moeten iedereen weten bij het nemen van een beslissing over wel/geen proefjaar?
Om de beurt, niet reageren op elkaar, alleen luisteren
Ronde 2
Welke vraag heb je aan een andere collega?
Om de beurt, alleen degene aan wie de vraag wordt gesteld, mag antwoord geven.
Ronde 3
Stemronde

Het was een fijne snelle werkvorm. Het lukt iedereen steeds makkelijker om de eigen reactie op te schorten. Er wordt geluisterd en indien nodig doorgevraagd. Inleven in de ander gebeurt steeds vaker.
Deze werkvorm past in bij het kader 'onderzoekend'.
Binnen een aantal maanden hebben we als team al veel geleerd! Mijn rol als begeleider wordt veel natuurlijker en de werkvormen worden als prettig ervaren. Voor een enkele collega is het nog steeds een proces dat veel kruim kost, maar het merendeel wordt blij van de veranderingen die we doormaken.